İş Sağlığı ve Güvenliği Süreçlerinde Dijital Kayıt ve Takip Nasıl Yapılır?

Bu yaklaşımda yalnızca gözlemlerin kaydedilmesi yeterli değildir. Her bulgunun ilgili işyeriyle ilişkilendirilmesi, sorumlu kişilerin belirlenmesi, düzeltici faaliyetlerin izlenmesi ve tamamlanan işlemlerin doğrulanması gerekir. Böylece saha ziyaretinde oluşturulan bilgi, sonraki kontrollerde kullanılabilecek düzenli bir kayıt haline gelir.

İş güvenliği uzmanları ve ortak sağlık ve güvenlik birimleri için geliştirilen dijital çözümler, birbirinden ayrı yürütülen kayıt ve raporlama işlemlerinin aynı çalışma düzeni içerisinde ele alınmasına yardımcı olabilir. Bu kapsamda FirstİSG, yapay zekâ destekli isg yazılımı çözümleri sunan bir platformdur. Web yönetim paneli ve mobil İSG uygulamasını bir araya getiren sistem, saha gözlemlerinin kaydedilmesi, rapor taslaklarının hazırlanması, ziyaretlerin planlanması ve takip işlemlerinin dijital ortamda yürütülmesi için geliştirilmiştir.

Dijital İSG Kayıt Sistemi Neden Gereklidir?

İşyerlerinde gerçekleştirilen İSG çalışmalarında farklı zamanlarda oluşturulan çok sayıda belge bulunabilir. Saha gözlem formları, uygunsuzluk kayıtları, ziyaret planları, eğitim belgeleri ve düzeltici faaliyet bilgileri bu kayıtlar arasında yer alır. Belgelerin farklı klasörlerde, elektronik tablolarda veya çalışanların kişisel notlarında tutulması, aynı konuya ilişkin bilgilere ulaşmayı zorlaştırabilir.

Örneğin bir üretim tesisinde yapılan saha ziyaretinde makine çevresindeki koruyucu düzenekle ilgili uygunsuzluk belirlendiğini düşünelim. İlk ziyaretin fotoğrafları, hazırlanan rapor, işverenin aldığı önlem ve sonraki kontrolün sonucu birbirinden ayrı dosyalarda bulunuyorsa sorunun hangi aşamada olduğu kolayca anlaşılamayabilir.

Dijital kayıt düzeninde ise aynı uygunsuzluğa ilişkin gözlemler ve takip bilgileri ortak bir kayıt üzerinden değerlendirilebilir. Böylece önceki tespitlere ulaşmak, devam eden işlemleri incelemek ve sonraki saha ziyaretini planlamak daha düzenli hale gelebilir.

Ancak kayıtların dijital ortamda tutulması, bunların kendiliğinden doğru veya eksiksiz olduğu anlamına gelmez. Sisteme girilen bilgilerin doğruluğu, ilgili uzmanların değerlendirmesine ve işyerinde gerçekleştirilen kontrollerin niteliğine bağlıdır.

Saha Gözlemleri Dijital Ortamda Nasıl Kaydedilir?

Dijital saha kaydının başlangıç noktası, gözlemlenen durumun açık biçimde tanımlanmasıdır. Bir uygunsuzluk yalnızca fotoğrafla belgelendiğinde, görüntünün nerede çekildiği veya hangi faaliyeti ilgilendirdiği sonradan anlaşılamayabilir. Bu nedenle gözlemin bağlamını açıklayan bilgiler de kayıt altına alınmalıdır.

Uygulanabilir bir saha kayıt düzeninde aşağıdaki bilgiler birlikte değerlendirilir:

· Gözlemin yapıldığı işyeri ve ilgili çalışma alanı.

· Saha ziyaretinin tarihi ve gözlemi gerçekleştiren kişi.

· Tespit edilen tehlikenin veya uygunsuzluğun açıklaması.

· Durumu gösteren fotoğraf ve gerekli açıklayıcı notlar.

· İlgili uzman tarafından değerlendirilen riskler ve önerilen önlemler.

· Düzeltici faaliyetin sorumlusu ve planlanan kontrol tarihi.

· Alınan önlemlerin sonraki kontrolde doğrulanmasına ilişkin kayıtlar.

Özellikle fotoğraf kayıtlarında, görüntünün hangi çalışma koşullarını yansıttığının belirtilmesi önemlidir. Tek bir kare, çalışma alanındaki bütün tehlikeleri göstermeyebilir. Görüş açısının dışında kalan ekipmanlar, çalışma yöntemi veya çevresel koşullar ayrıca incelenmelidir.

Mobil uygulamalar, gözlemin yapıldığı sırada fotoğraf ve açıklama eklenmesine imkân tanıyarak saha bilgilerini daha sonra yeniden oluşturma ihtiyacını azaltabilir. Bununla birlikte kayıt sırasında kişisel verilerin gereksiz biçimde toplanmamasına ve görüntülerin yetkili kişilerle paylaşılmasına dikkat edilmelidir.

Mobil Uygulama ve Web Yönetim Paneli Birlikte Nasıl Kullanılır?

İSG çalışmalarında saha kaydını oluşturan kişi ile bu kayıtların takibini yapan ekip aynı çalışma ortamında bulunmayabilir. İş güvenliği uzmanı işletmede gözlem yaparken OSGB yöneticisi farklı işyerlerine ait ziyaret planlarını, raporları ve ekip görevlerini ofisten takip edebilir.

Bu nedenle mobil uygulama ile web yönetim panelinin farklı iş ihtiyaçlarına göre birlikte kullanılması, dijital süreç yönetiminde önemli bir çalışma modelidir.

FirstİSG ana sayfasında tanıtılan yapı, mobil saha uygulaması ile web tabanlı yönetim panelini ortak bir veri düzeninde bir araya getirir. Platformun açıklamalarına göre mobil uygulama iOS ve Android cihazlarda saha fotoğrafları, raporlama ve ziyaret takibi için kullanılabilir. Web paneli ise ekip yönetimi, müşteri firma bilgileri, ziyaret planlaması ve raporların incelenmesine yönelik işlevler sunar.

Bu çalışma düzeninde sahada oluşturulan bilginin daha sonra ofis ortamında kullanılabilmesi amaçlanır. Bununla birlikte internet bağlantısı gerektiren işlemler ve veri eşitleme koşulları kullanılan uygulamanın teknik özelliklerine göre değerlendirilmelidir. Özellikle fotoğraf yükleme ve yapay zekâ analizi gibi bağlantı gerektiren işlemler için saha öncesinde erişim koşullarının kontrol edilmesi yararlı olabilir.

Yapay Zekâ Saha Raporlamasına Nasıl Katkı Sağlar?

Yapay zekâ destekli İSG uygulamaları, saha fotoğraflarının analiz edilmesi ve görüntülerdeki olası uygunsuzluklara ilişkin öneriler hazırlanması amacıyla kullanılabilir. Bu sistemler, gözlem kayıtlarından rapor taslağı oluşturulması sırasında uzmanların değerlendirebileceği bir başlangıç noktası sunar.

FirstİSG ana sayfasında açıklanan yapay zekâ destekli raporlama akışında, yüklenen saha fotoğrafı analiz edilerek olası uygunsuzluklar belirlenir. Sistem, bu bulgulara ilişkin mevzuat referansları ve risk puanları içeren bir rapor taslağı hazırlanmasına yönelik işlevler sunar.

Ancak yapay zekâ tarafından oluşturulan bir bulgu, tek başına kesin bir risk değerlendirmesi olarak kabul edilmemelidir. Görüntüde bulunmayan bir tehlike sistem tarafından tespit edilemeyebilir. Ayrıca fotoğrafta görülen durumun gerçek çalışma koşullarıyla ilişkisi, işyerinin özellikleri ve mevcut koruyucu önlemler dikkate alınmadan sağlıklı bir değerlendirme yapılamaz.

Bu nedenle yapay zekânın önerdiği uygunsuzluklar, risk puanları ve mevzuat referansları yetkin kişiler tarafından kontrol edilmelidir. Uzman, gerekli gördüğünde önerilen bulguları değiştirmeli, çıkarmalı veya sisteme yeni gözlemler eklemelidir. Nihai mesleki değerlendirme ve ilgili yasal sorumluluklar yazılımın kullanımından bağımsız olarak yetkili kişiler ve ilgili taraflarca yerine getirilmelidir.

Saha Raporu Hazırlandıktan Sonra Takip Nasıl Yapılır?

Bir saha raporunun hazırlanması, tespit edilen uygunsuzluğun giderildiği anlamına gelmez. Raporlama ile düzeltici faaliyet takibi birbirini tamamlayan ancak farklı amaçlara hizmet eden işlemlerdir.

Örneğin bir depoda acil çıkış güzergâhının malzemelerle kapatıldığı belirlenmiş olsun. İlk kayıt, gözlemin yapıldığı durumu belgelendirir. Sonraki aşamada sorumlu kişi belirlenir, gerekli düzenleme yapılır ve çıkış güzergâhının uygunluğu yeniden kontrol edilir. Faaliyetin tamamlandığına ilişkin bildirim ile işyerindeki durumun gerçekten düzeltildiğinin doğrulanması birbirinden ayrılmalıdır.

İşlevsel bir dijital takip süreci şu sırayla yürütülebilir:

1. Saha gözlemi oluşturulur ve uygunsuzluk açıklanır.

2. İlgili uzman tarafından gerekli önlemler değerlendirilir.

3. Düzeltici faaliyet için sorumlu kişi ve hedef tarih belirlenir.

4. Gerçekleştirilen işlem kayıt altına alınır.

5. Alınan önlemin yeterliliği yetkili kişi tarafından kontrol edilir.

6. Gerekli doğrulama sonrasında kayıt uygun şekilde sonuçlandırılır.

FirstİSG tarafından sunulan ziyaret yönetimi ve saha uygunsuzluğu takip özellikleri, bu tür kayıtların dijital ortamda izlenmesine yönelik bir çalışma altyapısı sağlar. Kullanım sırasında faaliyetlerin kapatılmasına ilişkin işyeri prosedürlerinin ve uzman değerlendirmelerinin ayrıca gözetilmesi gerekir.

OSGB Ekiplerinde Dijital Kayıt Düzeni Nasıl Oluşturulur?

Birden fazla işyerine hizmet sunan ortak sağlık ve güvenlik birimlerinde kayıtların müşteri firma, görevli uzman ve ziyaret bazında düzenlenmesi önemlidir. Farklı işyerlerine ait belgelerin birbirine karışmaması, görev dağılımının izlenebilmesi ve gerekli bilgilere yetkili kişiler tarafından ulaşılabilmesi için ortak bir kayıt yöntemi belirlenmelidir.

OSGB yazılımı kullanılırken her müşteri firma için ilgili ziyaretlerin ve raporların doğru şekilde ilişkilendirilmesi, ekip üyelerinin görevlerinin tanımlanması ve belge erişim yetkilerinin çalışma sorumluluklarına göre düzenlenmesi gerekir.

FirstİSG, ana sayfasında OSGB ekip yönetimi, müşteri atamaları, sertifika takibi ve takvim üzerinden ziyaret planlamasına yönelik özellikler sunmaktadır. Bu işlevler, farklı çalışanların yürüttüğü işlemlerin ortak bir yönetim panelinden takip edilmesine yönelik olarak kullanılabilir.

Dijital kayıt sistemi kurulurken yalnızca yazılımın özellikleri değil, kurum içindeki çalışma kuralları da belirlenmelidir. Hangi bilginin kim tarafından girileceği, raporların nasıl kontrol edileceği, kayıtların hangi yetkilerle paylaşılacağı ve hatalı bilgilerin nasıl düzeltileceği açık olmalıdır.

Dijital İSG Takibinde Hangi Hatalardan Kaçınılmalıdır?

Dijital sistemlerin sağladığı kayıt kolaylığı, eksik veya yanlış veri girişinden kaynaklanan sorunları ortadan kaldırmaz. Aynı uygunsuzluğun farklı isimlerle tekrar kaydedilmesi, sorumlu kişi belirlenmeden faaliyet oluşturulması veya kontrol edilmemiş bir işlemin tamamlandı olarak işaretlenmesi takip sürecini zorlaştırabilir.

Diğer önemli konu ise dijital raporun gerçek saha koşullarından kopuk biçimde değerlendirilmesidir. Bir raporda tehlikenin açıklanmış olması, ilgili işyerindeki bütün risklerin belirlendiğini göstermez. Fotoğraf analizi ve elektronik formlar, işyerinde yapılması gereken mesleki incelemenin yerine geçmez.

İSG süreçlerinde dijital kayıt ve takip, saha gözleminin oluşturulmasından düzeltici faaliyetin doğrulanmasına kadar uzanan bütünlüklü bir çalışma düzeni olarak ele alınmalıdır. Mobil uygulama ve web yönetim paneli, bu düzenin farklı aşamalarında kullanılan araçlardır. Sürecin niteliğini belirleyen temel unsur ise kaydedilen bilgilerin doğruluğu, uzman değerlendirmesi ve işyerinde alınan önlemlerin düzenli biçimde takip edilmesidir.